Don’t Worry, Do Happy

Zahlen lügen bekanntlich nicht. Und so konnten die Entwickler von hAPPydo HR in Echtzeit beobachten, wie wichtig ihre Mitarbeiter-App gerade in Krisenzeiten wurde. „Wir haben bei unserem Kunden, dem Automobilzulieferer Magna, zu Beginn der COVID-19-Pandemie gesehen, dass die App plötzlich zehnmal mehr User hatte“, sagt Tamara Grünzweil, CEO der B2B-Agentur SPS Marketing. „Mehr als 130.000 statt 13.000 User zeigen, dass das Bedürfnis nach Echtzeitinformation in einem geschlossenen Kommunikationskreis deutlich zugenommen hat.“

Wenn der Flurfunk ausfällt

Gerade die Pandemie habe im Frühjahr 2020 gezeigt, wie wichtig smarte Lösungen für die interne Unternehmenskommunikation sind. Denn Informationen auf kurzen Wegen, etwa in der Kantine oder am Gang, also der klassische „Flurfunk“, kommen zum Erliegen, wenn große Teile der Mitarbeiter ins Homeoffice ausweichen (müssen).

Eine neue Form der Kommunikation zwischen Unternehmer und Mitarbeitern ist notwendig geworden. Bei SPS Marketing heißt es dazu: „Wer nicht vorher bereits entsprechende Strukturen und Kanäle aufgebaut hat, wurde plötzlich ins kalte Wasser geworfen und von einer nicht vorhandenen internen Kommunikationsmaschinerie und -kultur eingeholt. Denn neben internen Sicherheitskampagnen und -maßnahmen, galt es 2020 vor allem, (Zukunfts-)Ängste abzubauen und das Gemeinschaftsgefühl trotz der schwierigen Situation und der plötzlichen Distanz weiter zu stärken.“

hAPPydo HR – Transparenz ist gefragt

Die Mitarbeiter-App hAPPydo HR will speziell für mittelständische Unternehmen eine einfache Verbindung über alle Hierarchieebenen hinweg darstellen: „In Betrieben ab 400 Mitarbeitern hat sie absolut Sinn“, erklärt Tamara Grünzweil in einer Aussendung. Denn gefragt sind Transparenz und eine offene und schnelle Kommunikation. „Am besten mit einfachen, modernen Tools, über die man Mitarbeiter jederzeit und an jedem Ort erreichen kann.“

Die Serie der hAPPydo-Lösungen, deren Benutzeroberfläche in jedem gewünschten Corporate Design ausgeführt werden kann, ist eine Zusammenarbeit zweier Agenturen mit jahrelanger Erfahrung. SPS Marketing (mit Sitz in Linz und Stuttgart) fokussiert sich seit mehr als 25 Jahren auf B2B-Lösungen und zählt neben Magna auch die Greiner AG und die voestalpine zu ihren Kunden. Bluesource Mobile Solutions, das sein Headquarter im oberösterreichischen Hagenberg im Mühlkreis hat, spezialisiert sich seit 2001 auf die Entwicklung digitaler Software-Lösungen für Banken, Finanzdienstleistern, Versicherungen und im Handel.

Verlängerter Arm des Intranets

Die Inhalte der hAPPydo-Apps werden je nach Wunsch auf eigenen Unternehmensservern oder auf Servern in Europa gehostet. Die App selbst arbeitet DSGVO-konform und speichert (abhängig von den gewählten Features) ohne Registrierung User-ID, die IP-Adresse und Favoriten des Nutzers. Mit Registrierung werden personenbezogen Chatverläufe, Einträge auf der Social Wall, dem Schwarzen Brett und Mitarbeiterverzeichnisse gesammelt.

Firmen, die bereits über ein funktionierendes Intranet verfügen, müssen ihre Inhalte nicht doppelt warten. Sie können ihre Anwendungen, etwa Microsoft Teams oder SharePoint, über unterschiedlichste Schnittstellen in das offene System von hAPPydo anbinden. Laut SPS Marketing erfordert die Befüllung und Pflege der App einen Aufwand von drei bis fünf Stunden pro Woche. 

Offene Schnittstellen

Über das eigene Analytics Dashboard im Content Management System haben die Verantwortlichen für interne Kommunikation jederzeit Zugriff auf alle Artikel und Menüpunkte und können ganz einfach die Anzahl der User oder eine Top-100-Liste der meistgelesenen Artikel abrufen.

Ein Best-Practice-Beispiel ist – wie bereits eingangs erwähnt – der kanadisch-österreichische Weltkonzern Magna. Der Automobilzulieferer nutzt hAPPydo für seine rund 170.000 Mitarbeiter an über 400 Standorten und in 21 verschiedenen Sprachen. Nicht ganz zufällig, wie SPS-Marketing-CEO Tamara Grünzweil auf Nachfrage des UBM-Magazins erklärt: „Magna Steyr ist vor sechs Jahren mit der Bitte an uns herangetreten, über eine Kommunikationssoftware nachzudenken. Es gab recht klare Vorstellungen davon, was das Tool zu leisten imstande sein sollte: Alle Mitarbeiter, egal welcher Abteilung, sollten eingebunden sein.“

Große Wertschätzung

Besonderes Augenmerk lag schon damals auf jenen Mitarbeitern, die in der Produktion tätig sind und vielleicht Infoterminals in ihren Pausenräumen vorfinden, ansonsten aber weitgehend vom hausinternen Nachrichtenfluss abgeschnitten sind. Auch sie sollten rechtzeitig von bevorstehenden Events oder aktuellen Stellenausschreibungen erfahren, so der Wunsch von Magna. Denn: „Informierte Mitarbeiter spüren einfach eine größere Wertschätzung von Seiten des Unternehmens und sind dementsprechend motivierter und produktiver.“

Am Anfang von hAPPydo stand die Herausforderung, dass die Entwickler kein CMS zur Hand hatten, das ihnen einfach und userfreundlich genug erschien, erinnert sich Tamara Grünzweil: „Wir benötigen ein System, das sich auf unsere Apps und ihre Anforderungen maßgeschneidert anpassen lässt. Somit haben wir beschlossen, unser eigenes CMS zu kreieren. Wir können es laufend anhand unserer Kundenfeedbacks erweitern und sind damit absolut flexibel. Wir haben die einfachste Möglichkeit zur Befüllung von Apps geschaffen.“

Unnötige Arbeit vermeiden

Nicht zuletzt nämlich, was die Anbindung an bereits bestehende Kommunikationssysteme bei hAPPydo-Kunden betrifft: „Wir versuchen, unnötige Arbeit zu vermeiden und stimmen uns eng mit der IT-Abteilung des Kunden ab, um bestehendes Intranet oder Datenbanken möglichst einfach anzubinden.“

Aktuell umfasst die Serie neben hAPPydo HR, der Mitarbeiter-App für interne Kommunikation, drei weitere Anwendungsfelder: hAPPydo Sales verwaltet und strukturiert speziell die Unterlagen von Verkaufsmitarbeitern und soll eine moderne Alternative zu PowerPoint-Präsentationen ermöglichen. hAPPydo Magazine bietet sich als digitale Alternative zu gedruckten Mitarbeiter-Magazinen an (inklusive der Möglichkeit, Inhalte global in unterschiedlichen Sprachen zu präsentieren). hAPPydo Exhibit wiederum ist dazu gedacht, Messe-Exponate mithilfe einer interaktiven Steuerung bestmöglich in Szene zu setzten.

Fröhliche Entwicklungen

Tamara Grünzweil, die bei SPS Marketing als Lehrling begonnen hatte und im Lauf der Karriere in die Geschäftsführung aufgestiegen ist, sieht bei hAPPydo noch großes Entwicklungspotential: „Für hAPPydo Sales haben wir gerade eine neue Version gelauncht, die auf Desktop, Tablets und Smartphones auch offline-fähig zur Verfügung steht. Sales-Mitarbeiter haben somit unabhängig von ihrem Endgerät jederzeit und überall die Möglichkeit, auf ihr Produktportfolio zuzugreifen.“

Bei hAPPydo HR stehen die Entwickler kurz vor dem Launch einer Chatfunktion, was laut Tamara Grünzweil eine größere Erweiterung darstellt: „Damit können wir das nicht DSGVO-konforme WhatsApp ablösen und jegliche Unternehmenskommunikation über einen Kanal bündeln.“ Und weiter am großen Ziel von hAPPydo arbeiten: „Wir wollen unsere Kunden und ihre Mitarbeiter happy machen.“

Text: Hannes Kropik
Fotos: SPS Marketing